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Der monarliche Besuch beim Steuerberater

Monat für Monat gibt es bei vielen Hewerbetreibenden und Selbstständige meist die gleiche Hektik. Der monatliche Besuch beim Steuerberater steht an und es müssen  Beleg und Rechnungen gesammelt werden. Kollegen werden wegen fehlenden Dokumenten kontaktiert. Die online erstellten Rechnungen müssen ausgedruckt werden. Es wird fieberhaft in den Anzugtaschen uns Schubladen nach versteckten Belegen gesucht. Das größtenteils jeden Monat, obwohl die Erfassung der Buchhaltungsunterlagen doch laufend erfolgen sollte.

Wer sich langfristig solche zeitintensive Arbeiten sparen möchte, sollte sich überlegen, seine Buchhaltung zu digitalisieren. Dies ist mit einer online Buchhaltungssoftware einfacher, als viele glauben.

Macht eine Online Buchhaltung für Ihr Unternehmen Sinn?

Wer seine Buchhaltung mithilfe einer online Buchhaltungssoftware selbst machen möchte, sollten es zuerst vor mit seinen Mitarbeitern besprechen. Hier haben Einmann Betriebe einen Vorteil. Wer seine Buchhaltung Online selbst erstellt, statt die Leistungen eines externen Buchalters in Anspruch zu nehmen, der hat einige Vorteile. Diese greifen aber nur dann, wenn alle an dem Prozess beteiligten Mitarbeiter auch motiviert sind und richtig geschult werden und motiviert sind. Solch eine Umstellung muss zeitnah geplant  werden. Auch die Koordination ist wichtig, damit sich niemand im Team übergangen fühlt. Hier können die Ratschläge und Tipps von Experten, die man einholen sollte, bevor man die ersten Maßnahmen setz, sehr hilfreich sein.

Welche Vorteile bietet eine online Buchführung

Obwohl die Umstellung auf eine online Buchhaltung in der Regel mit viel Arbeit verbunden ist, überwiegen doch meist die Vorteile. Die Voraussetzung ist, dass man weiß, wie man sie richtig einsetzt. Hier einige der Vorteile einer Online Buchhaltungssoftware:

Sie spart Zeit

Mit modernen Buchhaltungsprogrammen wird die Zuordnung der Belege zu den richtigen Konten erleichtert. Es gibt sogar Programme, die künstliche Intelligenz einsetzten, um die Vorkontierung zu automatisieren. Das kann die   Fehlerquellen bei der Erfassung der Belege minimieren. Dank weniger Fehler und der automatischen Vorkontierung wird der Zeitbedarf für die Buchhaltung verringert. Falls dies von Mitarbeiter erledigt wurde, können diese für andere Aufgaben eingesetzt werden, da die Zeit für die Kontierung der Belege wegfällt.

Es wird weniger Material benötigt

Es ist auch ökologisch durchaus sinnvoll, wenn Sie ihre Buchhaltung digitalisieren.  Digitale Rechnungen benötigen kein Papier. Mehrheitlich müssen die bereits online vorhandene Rechnungen nicht extra ausgedruckt werden. Das spart nicht nur  Druck- und Papierkosten, sondern auch Zeit.

Die Kosten für die Aufbewahrung der Belege sind geringer

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Rechnungen und Belege für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen wird vom jeweiligen Finanzamt festgelegt. Unter diese Regelung fällt auch  den Umgang mit elektronischen Datenträgern. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungspflicht für Belege in der Regel10 Jahre. Da können sich gewaltige Aktenberge bilden, die natürlich viel Lagerraum in Anspruch nehmen. Bei einer digitalen Buchhaltung haben die Belege auf einem USB-Stick oder einer DVD Platz.

Sie haben eine bessere Übersicht und Kontrolle ihrer Finanzen

Besonders bei größeren Unternehmen und Unternehmen, bei denen viele Belege anfallen, wie etwa in der Gastronomie, verliert man schnell den Überblick. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, haben Sie Ihre Finanzdaten wesentlich besser im Blicke. Gute Programme bieten tagesaktuelle Zahlen in einem übersichtlichen Finanz-Dashboard. So können Sie die aktuelle finanzielle Situation zu jeder Zeit richtig einschätzen.

Ein Orts- und zeitunabhängiger Zugang zu ihren Daten

Hier spielen cloudbasierte Programme ihre Stärke aus. Im Gegensatz zu einer Buchhaltungssoftware, die nur lokal auf einem PC oder Handy installiert ist, hat man bei einem cloudbasierten Service überall und mit jedem Gerät Zugriff auf seine Daten, sobald eine Verbindung zum Internet besteht. Oft können solche Programme auch mit dem Handy fotografierte Belege erkenn. Das spart das einscannen und bringt zusätzliche Flexibilität.

Eine Schnittstelle mit dem Steuerberater

Es müssen nicht mehr das ganze Jahr Belege für den Steuerberater gesammelt werden. Rechnungen und Belege können per Knopfdruck an den Steuerberater ordentlich aufbereitet übermittelt werden. Das kann Kosten sparen, denn er kann sofort mit seiner Arbeit beginnen, statt viel Zeit mit dem Sortieren der Belege zu verbringen.

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